KI-Beratung

KI-Beratung für den Mittelstand: Wo sich KI bei euch lohnt

Bevor etwas gebaut wird, klären wir, welche Abläufe sich für KI eignen und welche nicht.

Erstgespräch anfragenAblauf eines Projekts

Ausgangslage

Woran ihr merkt, dass eine Beratung sinnvoll ist

  1. Anfragen laufen über mehrere Kanäle

    E-Mail, Telefon, Formular und Messenger landen an verschiedenen Orten. Jemand überträgt sie von Hand, und manches geht dabei verloren.

  2. Daten liegen in mehreren Systemen

    Dieselbe Information steht in einer Tabelle, im CRM und in einem Postfach, jeweils in einer anderen Fassung.

  3. Wissen steckt in einzelnen Köpfen

    Wenn eine bestimmte Person fehlt, steht ein Ablauf. Niemand hat aufgeschrieben, wie er genau funktioniert.

  4. Es gibt eine Idee, aber keine Einordnung

    Ihr wollt etwas mit KI machen, wisst aber nicht, wo anfangen und ob sich der Aufwand überhaupt rechnet.

  5. Ein Anbieter hat ein Werkzeug vorgeführt

    Die Demo sah gut aus. Ihr könnt aber nicht beurteilen, ob das Werkzeug zu euren Abläufen und eurer Datenlage passt.

Ansatz

Von der Ausgangslage zur Werkzeugwahl

Wir fangen nicht mit Tools an. Wir fangen mit der Frage an, wer bei euch etwas auslöst, wo es hakt und an welcher Stelle Informationen von Hand von einem System ins nächste wandern. Erst wenn das klar ist, sprechen wir über Technik.

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Dabei betrachten wir immer den ganzen Ablauf: vom Eingang einer Anfrage über den Kontext, die Entscheidung und die Ausführung bis zur Übergabe an einen Menschen und zur Nachverfolgung. Eine einzelne Funktion zu automatisieren bringt wenig, wenn der Rest drumherum weiter manuell läuft.

Was manche eine KI-Potenzialanalyse nennen, ist bei uns der Kern der Beratung: die Einordnung, wo KI in eurem Unternehmen Nutzen bringt und wo nicht.

Entscheidungskriterien

Woran wir entscheiden, ob KI sich lohnt

Diese fünf Fragen stellen wir zu jedem Ablauf, den wir uns ansehen.

  1. Wie oft läuft der Ablauf?

    Je häufiger er läuft, desto eher rechnet sich der Aufbau. Ein Vorgang, der nur selten vorkommt, bleibt meist besser in Menschenhand.

  2. Lässt er sich klar beschreiben?

    Wenn zwei Mitarbeitende dieselbe Situation unterschiedlich lösen und keiner sagen kann, warum, fehlt zuerst die Regel, nicht die Technik.

  3. Wie sieht die Datenlage aus?

    KI braucht Eingaben, auf die sie sich stützen kann. Sind Daten unvollständig, doppelt oder gar nicht erfasst, ist das der erste Arbeitsschritt.

  4. Was passiert bei einem Fehler?

    Je folgenreicher eine Fehlentscheidung, desto enger ist der Spielraum des Systems. Verbindliche Entscheidungen bleiben bei einem Menschen.

  5. Woran messen wir den Erfolg?

    Eine Kennzahl legen wir vor dem Bau fest, etwa Bearbeitungszeit oder Fehleranzahl. Sonst bleibt der Nutzen Gefühlssache.

Grenzen

Wann wir nicht automatisieren

Nicht jeder Ablauf sollte automatisiert werden. Diese Gründe sprechen aus unserer Sicht dagegen.

  1. Der Ablauf kommt zu selten vor

    Der Aufbau kostet mehr, als er über die Zeit spart.

  2. Die Regeln sind nicht beschrieben

    Wer nicht sagen kann, wie etwas entschieden wird, kann es auch keinem System beibringen. Hier hilft zuerst Klärung im Team.

  3. Es gibt schon eine passende Lösung

    Oft kann eine vorhandene Software oder Einstellung das Problem lösen. Dann empfehlen wir genau das.

  4. Das Problem ist organisatorisch

    Unklare Zuständigkeiten löst kein Workflow.

Ablauf

Vom Erstgespräch zur Analyse

  1. 01

    Erstgespräch

    Wir lernen euer Unternehmen, eure Ziele und die Stellen kennen, an denen es im Alltag hakt. Am Ende wissen wir beide, ob eine genauere Analyse sinnvoll ist.

  2. 02

    Analyse nach Beauftragung

    Wenn ihr eine Analyse beauftragt, gehen wir die Abläufe gemeinsam durch: Auslöser, beteiligte Personen und Systeme, Datenquellen, Ausnahmen und Übergaben. Der Umfang steht vorher im Angebot.

  3. 03

    Schriftliche Einordnung

    Ihr bekommt eine Einordnung ohne Fachchinesisch. Welche Bestandteile sie hat und wie tief sie geht, richtet sich nach dem vereinbarten Umfang.

Ergebnis

Was eine Analyse liefern kann

Eine feste Ergebniszusage gibt es nicht, denn sie hängt von den Abläufen und der Datenlage ab. Typische Bestandteile:

  1. Eine Einschätzung je Ablauf

    Ob sich Automatisierung lohnt, später lohnt oder nicht lohnt, jeweils mit Begründung.

  2. Eine Priorisierung

    Die untersuchten Abläufe nach Aufwand und Nutzen geordnet, als Grundlage für die Reihenfolge der nächsten Schritte.

  3. Hinweise zu Datenschutz und Freigaben

    Wo personenbezogene Daten im Spiel sind und an welchen Stellen ein Mensch freigeben sollte.

  4. Eine Empfehlung für den nächsten Schritt

    Das kann der Bau eines ersten Workflows sein, die Aufbereitung eurer Daten oder die Entscheidung, vorerst nichts zu bauen.

Was die Beratung nicht leistet

Wir sagen vorab nicht, wie viel Zeit oder Geld ihr sparen werdet. Das lässt sich erst nach der Analyse seriös einschätzen. Eine rechtliche Prüfung ersetzt unsere Beratung ebenfalls nicht.

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Was nach der Einordnung kommt, steht auf den Seiten zu KI-Umsetzung und KI-Integration. Wie ein Projekt Schritt für Schritt abläuft, beschreibt die Seite Vorgehen.

Fragen zur KI-Beratung

Für welche Unternehmen lohnt sich KI-Automatisierung?

Vor allem dort, wo Aufgaben wiederkehren, Daten über mehrere Systeme verstreut liegen und zwischen Kanälen manuell übertragen wird, typisch in Vertrieb, Support und Backoffice. Entscheidend ist nicht die Mitarbeiterzahl, sondern ob ein Prozess oft genug läuft und klar genug beschreibbar ist. Wo das nicht zutrifft, sagen wir es.

Empfehlt ihr auch, wenn KI keinen Sinn macht?

Ja. Wir empfehlen KI nur dort, wo sie wirklich hilft, und sagen offen, wenn sich ein Ablauf nicht eignet.

Wie lange dauert eine Beratung?

Das hängt vom Umfang ab. Ein erstes Gespräch ist immer kostenlos und unverbindlich.

Klären, wo KI bei euch etwas bewegt

Beschreibt uns einen Ablauf, der euch Zeit kostet. Im Erstgespräch sehen wir, ob eine genauere Analyse dafür sinnvoll ist.

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