KI-Integration

KI in CRM und ERP integrieren: bestehende Systeme anbinden

Eine KI, die neben euren Systemen läuft, erzeugt neue Medienbrüche. Wir prüfen, wie sich Workflows und Agenten an die Systeme anbinden lassen, in denen ihr arbeitet.

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Mehrere verbundene Unternehmenssysteme auf Bildschirmen
KI-generiert

Einordnung

Warum die Anbindung über den Nutzen entscheidet

Ein Assistent, der gute Antworten formuliert, nützt wenig, wenn jemand sie anschließend von Hand ins CRM übertragen muss. Der Nutzen entsteht, wenn das Ergebnis dort landet, wo eure Leute ohnehin arbeiten: im CRM, in der Tabelle, im Postfach, im Messenger.

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Deshalb planen wir die Integration von Anfang an mit. Welche Systeme beteiligt sind, entscheidet mit darüber, wie ein Ablauf aufgebaut wird. Ob sich ein Ablauf überhaupt lohnt, klärt vorab die KI-Beratung. Was gebaut werden kann, beschreibt die Seite KI-Umsetzung.

Anbindungen

Was wir je System klären

Was sich anbinden lässt, hängt vom jeweiligen System, der vorhandenen Schnittstelle, den Zugriffsrechten und der Datenqualität ab. Wir prüfen das vor dem Bau und sagen, wo Grenzen liegen.

  1. CRM

    Welche Daten sollen gelesen, angelegt oder ergänzt werden, und wie wird mit bereits vorhandenen Einträgen umgegangen?

  2. ERP und Warenwirtschaft

    Reicht lesender Zugriff? Schreibende Zugriffe brauchen eine fachliche Freigabe und die Abstimmung mit eurer IT.

  3. E-Mail und Kalender

    Welche Postfächer und Nachrichten sind betroffen, und nach welchen Regeln werden Antworten oder Termine ausgelöst?

  4. Messenger und Website-Chat

    In welchem Kanal läuft der Assistent, und wann übernimmt eine Person?

  5. Tabellen und interne Tools

    Gibt es eine Schnittstelle, oder bleibt nur ein Import? Dann ist zu klären, wie aktuell die Daten sein müssen.

Aufbau

Wie wir eine Anbindung aufbauen

  1. 01

    Bestand erfassen

    Welche Systeme sind beteiligt, welche Schnittstellen gibt es, wer verwaltet sie, und welche Zugriffsrechte sind nötig?

  2. 02

    Datenfluss festlegen

    Welche Felder gehen in welche Richtung, was ist die führende Quelle, und wie lässt sich eine Doppelanlage vermeiden?

  3. 03

    Übergabeformat definieren

    Jede Übergabe zwischen Agent und Workflow bekommt ein festes Format: typisierte Felder, definierte Werte für fehlende Angaben, nachvollziehbare Statuswerte und ein Fehlergrund.

  4. 04

    Mit Fehlerfällen testen

    Geprüft wird nicht nur der Normalfall, sondern auch, was bei leeren Feldern, doppelten Aufrufen, nicht erreichbaren Systemen und unerwarteten Eingaben passiert.

  5. 05

    Livegang und Gegenprobe

    Nach dem Livegang prüfen wir selbst, ob alles am richtigen Ort läuft, statt uns darauf zu verlassen, dass die Einbindung wie geplant erfolgt ist.

  6. 06

    Dokumentation und Einweisung

    Ihr bekommt die Beschreibung dessen, was läuft, und eine Einweisung für die Personen, die damit arbeiten.

Planung

Fragen, die vor dem Bau geklärt werden

Die konkrete Lösung richtet sich nach den beteiligten Systemen. Diese Fragen stellen wir bei jeder Integration.

  1. Was passiert bei doppelten Übertragungen?

    Wir legen fest, wie dieselbe Anfrage erkannt wird, wenn sie zweimal ankommt.

  2. Wie werden Fehler sichtbar?

    Wer erfährt von einem fehlgeschlagenen Schritt, und wo ist der Grund nachzulesen?

  3. Wie werden Zugangsdaten verwaltet?

    Das stimmen wir mit eurer IT ab, ebenso wie Konten, Rechte und Freigaben.

  4. Keine Flickschusterei

    Schnittstellen und Übergaben werden dokumentiert, sodass auch ein Dritter sie nachvollziehen kann.

Sicherheit

Zusammenarbeit mit eurer IT und Datenschutz

Die Integration entsteht in Abstimmung mit eurer IT.

  1. Datenflüsse festhalten

    Vorab halten wir fest, welche Daten wohin übertragen werden, wer darauf Zugriff hat und welche Dienste beteiligt sind.

  2. Nur so viele Daten wie nötig

    Ein Ablauf bekommt die Felder, die er braucht, und nicht den ganzen Datensatz.

  3. Rechtliche Grundlagen

    Werden personenbezogene Daten verarbeitet, werden Zweck, Rechtsgrundlage, Informationspflichten und nötige Bestätigungen vorab geklärt. Eine rechtliche Prüfung ersetzt DolomindAI nicht.

  4. Freigaben durch Menschen

    Welche Entscheidungen ein Mensch freigeben muss, beschreibt der Abschnitt zur Abstufung von Agenten auf der Seite KI-Umsetzung.

Betrieb

Wartung und Übergabe

  1. Warum Wartung ein Thema ist

    Verbundene Systeme ändern sich: Felder werden umbenannt, Schnittstellen aktualisiert, Zugänge laufen ab. Das wirkt sich auf angebundene Abläufe aus.

  2. Wartungsvertrag auf Wunsch

    Der Umfang wird im Vertrag festgelegt. Wie ein Projekt insgesamt abläuft, steht unter Vorgehen.

  3. Übergabe an eure IT

    Auf Wunsch übergeben wir den Betrieb vollständig. Dokumentation und Einweisung gehören dazu.

Anwendungsfall

Ein beispielhafter Ablauf mit Status. Ergebnisse werden nicht versprochen.

Anwendungsfall 01

Workflow zwischen E-Mail, CRM und Tabellen

Ausgangslage
Status: Angebotene Fähigkeit, keine Projektreferenz. Anfragen kommen per E-Mail und Formular. Jemand liest sie, überträgt die Angaben ins CRM und pflegt zusätzlich eine Tabelle. Zwischen beiden Stellen weichen die Angaben mit der Zeit ab.
Vorgehen und Ziel
Vorgehen
Ein Auslöser startet den Ablauf, sobald eine Anfrage eingeht. Je nach Schnittstelle werden die Angaben ausgelesen, geprüft und im CRM angelegt, die Tabelle wird ergänzt und die zuständige Person informiert. Unklare Fälle gehen an einen Menschen.
Ziel
Ziel ist, dass die Angaben an einer Stelle gepflegt und nachvollziehbar protokolliert werden. Wie viel Zeit das spart, hängt vom Volumen ab und wird vor dem Bau als Kennzahl festgelegt.

Fragen zur KI-Integration

Arbeitet ihr mit unserer bestehenden IT zusammen?

Ja. Wir behandeln eure IT als Partner, nicht als Hindernis.

Betreut ihr das System nach dem Projekt weiter?

Auf Wunsch ja, über einen Wartungsvertrag, dessen Umfang darin festgelegt wird. Zur Übergabe gehören in jedem Fall Dokumentation und eine klare Einweisung.

Wie geht DolomindAI mit Datenschutz und Datensicherheit um?

Datenschutz und Sicherheit gehören bei uns von Anfang an zur Architektur, ebenso die Nachvollziehbarkeit. Die Datenübertragung zu bestehenden Systemen wird abgesichert und strukturiert, und wir arbeiten dabei mit der bestehenden IT des Unternehmens zusammen.

Eure Systeme und KI zusammenbringen

Nennt uns die Systeme, die ihr heute nutzt. Im Erstgespräch klären wir, was sich voraussichtlich anbinden lässt und wo es Hürden gibt.

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